Handleiding
Met een gedeelde mailbox lezen en versturen meerdere collega's mail vanaf één adres, zoals [email protected]. Wie antwoordt, verstuurt vanaf het gedeelde adres en niet vanaf zijn eigen adres.
Windows
Nieuwe Outlook
Nadat je beheerder je heeft toegevoegd, sluit je de nieuwe Outlook af en start je hem opnieuw. De gedeelde mailbox verschijnt dan vanzelf in het mappenvenster, onder Gedeeld met mij. Dat kan een paar minuten duren.
Verschijnt hij niet? Voeg hem dan zelf toe:
- Selecteer E-mail in het navigatiedeelvenster.
- Klik in het mappenvenster met de rechtermuisknop op je accountnaam en selecteer Gedeelde map of postbus toevoegen.
- Typ het adres van de gedeelde mailbox, bijvoorbeeld
[email protected].
Klassieke Outlook
Nadat je beheerder je heeft toegevoegd, sluit je Outlook af en start je het opnieuw. De gedeelde mailbox verschijnt vanzelf in het mappenvenster. Werkt dat niet, wacht dan een paar minuten en start Outlook nog eens opnieuw. Werkt het daarna nog niet, voeg hem dan zelf toe:
- Selecteer Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen.
- Selecteer het tabblad E-mail, kies je eigen account en selecteer Wijzigen.
- Kies Meer instellingen > Geavanceerd > Toevoegen.
- Typ het adres van de gedeelde mailbox en kies OK > OK.
- Kies Volgende > Voltooien > Sluiten.
Mac
Outlook voor Mac
- Kies in het menu Extra de optie Accounts en selecteer het account dat toegang heeft tot de gedeelde mailbox.
- Selecteer Delegatie en delen.
- Kies het tabblad Gedeeld met mij.
- Kies + en voeg de gedeelde mailbox toe.
Outlook voor Mac voegt een gedeelde mailbox niet automatisch toe, en ondersteunt alleen de machtiging Volledige toegang.
Web
Outlook op het web
- Meld je aan bij Outlook op het web.
- Klik met de rechtermuisknop op Mappen in het linkernavigatiedeelvenster en kies Gedeelde map of postbus toevoegen.
- Typ het adres van de gedeelde mailbox, bijvoorbeeld
[email protected].
De gedeelde mailbox staat nu in je mappenlijst. Wil je meldingen van nieuwe mail? Open hem dan in een apart venster: selecteer je naam bovenaan, kies Ander postvak openen, typ het adres en selecteer Openen.
iPhone & Android
Outlook-app op iPhone en Android
- Meld je aan met je eigen account in de Outlook-app.
- Tik in het navigatiedeelvenster links op Account toevoegen en daarna op Een gedeeld postvak toevoegen.
- Heb je meerdere accounts in Outlook, selecteer dan het account dat toegang heeft tot de gedeelde mailbox.
- Voer het adres van de gedeelde mailbox in.
In de Outlook-app werkt een gedeelde mailbox als jouw mailbox en de gedeelde mailbox allebei in Exchange Online staan.
Versturen vanaf het gedeelde adres
Maak een nieuw bericht en kies bij Van het gedeelde adres. Zie je het veld Van niet? In de nieuwe Outlook zet je het aan via het tabblad Opties > Van weergeven, in de klassieke Outlook via Opties > Van. Staat het gedeelde adres niet in de lijst, kies dan Ander e-mailadres en typ het in. De ontvanger ziet alleen het gedeelde adres.
Controleer het resultaat
De gedeelde mailbox staat in je mappenlijst of in je lijst met accounts, met eigen mappen zoals Postvak IN en Verzonden items.
Lukt het niet?
- De mailbox verschijnt niet. Kreeg je net toegang? Wacht een paar minuten en start Outlook opnieuw. Verschijnt hij daarna nog niet, laat je beheerder dan je machtigingen controleren.
- Je kunt niet versturen vanaf het gedeelde adres. Je hebt daarvoor ook de machtiging Verzenden als of Verzenden namens nodig. Die stelt je beheerder in.
- Automatische antwoorden voor de gedeelde mailbox. Die kan alleen de beheerder instellen.
- De gedeelde mailbox verwijderen uit de app. Ga naar Instellingen > Accounts, tik op de gedeelde mailbox en kies Account verwijderen.