Privacy- en cookieverklaring
Deze privacy- en cookieverklaring geldt voor het bezoek aan www.bakke.systems en voor onze dienstverlening. BAKKE.systems, Boeg 8, 1276 BN Huizen (KvK 90592697), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk met uw gegevens om.
1. Onze rol
Voor onze eigen administratie, het contact met u en onze website zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Verwerken wij als IT-dienstverlener gegevens van onze klanten, bijvoorbeeld bij het beheer van hun systemen, dan doen wij dat als verwerker in opdracht van de klant. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst die bij onze Algemene Voorwaarden hoort. Deze verklaring gaat over de eerste situatie.
2. Welke gegevens wij verwerken
- naam, functie, bedrijfsnaam en adres;
- e-mailadres en telefoonnummer (ook voor WhatsApp);
- btw-nummer, KvK-nummer en factuurgegevens;
- de inhoud van uw berichten, aanvragen, offertes en overeenkomsten;
- technische gegevens bij een supportsessie op afstand, zoals apparaatnaam, IP-adres en tijdstip;
- bij een bezoek aan onze website: IP-adres en technische gegevens (browser, apparaat, tijdstip en bezochte pagina) in de beveiligings- en serverlogs.
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en wij richten ons niet op kinderen. Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
3. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Offertes, overeenkomsten, dienstverlening, support en facturatie | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Reageren op uw vraag of een afspraak plannen, via e-mail, telefoon, WhatsApp of Microsoft Bookings | Uitvoering van uw verzoek (art. 6 lid 1 sub b) |
| Administratie, boekhouding en belastingen | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) |
| Relatiebeheer, klantenservice en het verbeteren van onze dienstverlening | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) |
| Beveiliging van onze website en systemen en het voorkomen van misbruik of onrechtmatig gedrag | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) |
| Overig, alleen als wij u daar vooraf om vragen | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a), die u altijd kunt intrekken |
4. Met wie wij gegevens delen
Wij verstrekken uw gegevens niet aan derden voor hun eigen marketing. Wij delen gegevens alleen met partijen die wij nodig hebben om onze diensten te leveren en waarmee wij afspraken hebben gemaakt over het zorgvuldig omgaan met gegevens:
- Microsoft: Microsoft 365 voor e-mail en agenda, en Microsoft Bookings om een kennismaking in te plannen;
- Visma: eAccounting voor offertes, facturen en boekhouding;
- onze boekhouder, voor de administratie en belastingaangifte;
- Meta: WhatsApp Business, als u ons via WhatsApp berichtt;
- TeamViewer: support op afstand, alleen wanneer u zelf een sessie start;
- Cloudflare: DNS en beveiliging en snelheid van onze website;
- leveranciers en distributeurs van hardware en software, voor zover nodig om uw bestelling uit te voeren;
- overheidsinstanties of andere partijen, als de wet ons daartoe verplicht.
Onze website draait op een eigen server van BAKKE.systems. Het verkeer naar die server loopt via de beveiligings- en snelheidsdienst van Cloudflare (zie hoofdstuk 6). Wij werken zonder personeel; uw gegevens worden alleen door de eigenaar van BAKKE.systems en de hierboven genoemde partijen gebruikt.
5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige van bovenstaande leveranciers kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Wij kiezen dan voor partijen die passende waarborgen bieden, zoals deelname aan het EU-US Data Privacy Framework of het gebruik van standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Website en cookies
- Onze website plaatst zelf geen cookies en gebruikt geen analyse-, advertentie- of trackingdiensten. Wij gebruiken geen sociale-media-plug-ins; lettertypes en afbeeldingen komen van onze eigen server. Daarom is er geen cookiebanner.
- Het websiteverkeer loopt via Cloudflare. Daarbij wordt uw IP-adres verwerkt voor beveiliging en snelheid. Cloudflare kan daarvoor technisch noodzakelijke cookies plaatsen. Daarvoor is geen toestemming nodig.
- De website bevat links naar andere partijen, zoals WhatsApp, Microsoft Bookings, TeamViewer en Google (reviews en kaart). Zodra u daarop klikt, verlaat u onze website en gelden de privacyregels en cookies van die partij. Wij kunnen niet garanderen dat zij zorgvuldig met uw gegevens omgaan; lees daarom hun privacyverklaring.
7. Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor de doelen in deze verklaring. Facturen en andere administratie bewaren wij zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat voorschrijft. Gegevens van een aanvraag die niet tot een opdracht leidt, bewaren wij niet langer dan nodig is om uw vraag af te handelen. U kunt ons vragen gegevens eerder te verwijderen. Doen wij dat niet, dan lichten wij toe waarom (bijvoorbeeld door een wettelijke bewaarplicht).
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang. Alleen personen die het nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot uw gegevens. Onze website is alleen bereikbaar via een versleutelde (TLS-)verbinding. Bij een datalek handelen wij volgens de wet, inclusief een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen wanneer dat verplicht is.
9. Uw rechten
U kunt ons vragen om:
- inzage in de gegevens die wij van u hebben en uitleg over wat wij ermee doen;
- het corrigeren van onjuiste gegevens;
- het verwijderen van gegevens;
- het beperken van de verwerking;
- overdracht van uw gegevens aan uzelf of een andere partij;
- het stopzetten van een verwerking waartegen u bezwaar maakt;
- het intrekken van een eerder gegeven toestemming.
Stuur een e-mail naar [email protected] of bel 035 220 0053 (maandag tot en met vrijdag, 8.00 tot 18.00 uur; deze tijden kunnen wijzigen). Geef duidelijk aan wie u bent, zodat wij zeker weten dat wij gegevens van de juiste persoon wijzigen of verwijderen. Wij reageren binnen één maand.
10. Klacht
Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, dan zoeken wij samen een oplossing. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of nieuwe wetgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina; de datum bovenaan geeft aan wanneer zij voor het laatst is gewijzigd.
12. Contact
BAKKE.systems
Boeg 8, 1276 BN Huizen
KvK 90592697, btw NL004827760B25
Telefoon 035 220 0053
[email protected]
Zie ook onze Algemene Voorwaarden, waarvan de verwerkersovereenkomst onderdeel is.